ARCHIWA

W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych stacja prowadzi archiwum zakładowe. Oddziały przekazują akta do archiwum wyłącznie kompletnymi rocznikami.
Do akt przekazanych archiwum dołącza się zbędne w pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki. Akta spraw ostatecznie załatwionych , które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum i zarejestrowaniu ich w ewidencji tego archiwum, można wypożyczyć tak długo, jak długo będą one potrzebne.

Szczegółowy tryb postępowania przy przekazaniu akt do archiwum oraz prowadzenia archiwum określa "Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Powiatowej Stacji Sanitarno- Epidemiologicznej w Nakle n.Notecią".
Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwum zakładowego w Powiatowej Stacji Sanitarno- Epidemiologicznej w Nakle n.Notecią, a w szczególności tryb postępowania
z aktami przekazywanymi do archiwum zakładowego, zasady przechowywania , udostępniania akt, jak również zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego oraz dokumentacji niearchiwalnej do wybrakowania.

Dokumentację, niezależnie od jej postaci dzieli się na materiały archiwalne (kat.A), mające znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej i podlegające wieczystemu przechowywaniu oraz dokumentację niearchiwalną (kat.B), mającą czasowe znaczenie praktyczne i podlegającą wybrakowaniu bądź zniszczeniu po określonym prawem czasie
przechowywania.

Podział dokumentacji na materiały archiwalne i niearchiwalne jest ustalony w "Jednolitym, rzeczowym wykazie akt Powiatowej Stacji Sanitarno- Epidemiologicznej w Nakle n.Notecią".

Akta przechowywane w archiwum zakładowym są udostępniane do celów służbowych oraz innych celów w lokalu archiwum. Wypożyczenie akt poza lokal archiwum może nastąpić tylko w uzasadnionych przypadkach na podstawie wniosku kierownika komórki organizacyjnej, która przekazywała akta do archiwum zakładowego, pracownikom tej komórki na ściśle wyznaczony okres.

Wypożyczanie akt poza Powiatową Stację Sanitarno- Epidemiologiczną w Nakle n. Notecią, udostępnienie akt osobom niezatrudnionym w Powiatowej Stacji Sanitarno- Epidemiologicznej w Nakle n. Notecią może odbywać się tylko po uzyskaniu zezwolenia
Dyrektora Stacji i w ramach powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
Wypożyczane i zbywane nie mogą być akta stanowiące materiały archiwalne. Zabroniony jest też ich wywóz poza granice kraju. Zgodę na czasowy wywóz może wydać Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

Nie wypożycza się poza archiwa akt, które zostały zastrzeżone przez komórkę organizacyjną, która je przekazała oraz akt uszkodzonych i środków akt zawartych w teczce.

Udostępnia się całe teczki aktowe, nie wolno wypożyczać pojedynczych akt zawartych w teczce.

Akta udostępnia pracownik archiwum zakładowego na podstawie "Karty udostępnienia akt".

wytworzył: Magdalena Knasińska

wprowadził: Wioletta Stefańska

 ostatnia zmiana: 07.02.2013